จัดระบบ “เซ็นเช็ค”ในธุรกิจครอบครัว

บทความจากนิตยสารการเงินธนาคาร (คอลัมน์ Family Business Society)

ฉบับเดือนมิถุนายน ปี พ.ศ. 2557

เขียนโดย นวพล วิริยะกุลกิจ

“อำนาจเซ็นเช็คในธุรกิจครอบครัวจึงมักจะเกิดขึ้นด้วยเหตุผลของความเชื่อใจ (Trust) และความสะดวก (Convenience) เป็นสำคัญ แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นในภายหลัง อำนาจเซ็นเช็คที่ยังอยู่ที่คนๆ เดิม จึงมักกลายเป็นปัญหา เพราะความไม่สอดคล้องกับการดำเนินกิจการในปัจจุบัน”

โดย : นวพล วิริยะกุลกิจ

“ผู้ใดชื่นชอบที่จะรับผิดชอบผู้นั้นจะได้มาซึ่งอำนาจ ผู้ใดชื่นชอบที่จะใช้อำนาจผู้นั้นจะสูญเสียอำนาจ”

- Malcolm Forbes

ในหลายธุรกิจ ผู้ที่มีอำนาจ “เซ็นเช็ค” กลายเป็นผู้ที่มีอำนาจสูงสุดในการบริหารกิจการ เขาผู้นั้นจะเป็นคนตัดสินใจเป็นคนสุดท้าย ว่าอะไรเบิกได้ อะไรเบิกไม่ได้ ปีนี้โบนัสจะให้กี่เดือน ฝ่ายขายจะได้เงินไปทำโปรโมชั่นเท่าไหร่ ไปจนกระทั่งเรื่องสำคัญๆ เช่น จะลงทุนขยายโรงงานหรือไม่ เป็นต้น และหลายครั้งที่ “คนเซ็นเช็ค” มีอำนาจมากกว่าซีอีโอหรือกรรมการผู้จัดการเสียอีก วันนี้เราจะมาทำความเข้าใจลักษณะของปัญหาและร่วมกันหาทางออกให้ระบบ “เซ็นเช็ค” ของธุรกิจครอบครัวกันครับ

“คนเซ็นเช็ค” คือพระเจ้า?

ในธุรกิจครอบครัว อำนาจในการเซ็นเช็คนั้นมักตกอยู่กับพ่อหรือแม่ผู้ก่อตั้งธุรกิจ หรือบุคคลที่มีลักษณะดังนี้

• เป็นคนที่ครอบครัวไว้ใจและ

• อยู่ประจำสำนักงาน

อำนาจเซ็นเช็คในธุรกิจครอบครัวจึงมักจะเกิดขึ้นด้วยเหตุผลของ ความเชื่อใจ (Trust) และ ความสะดวก (Convenience) เป็นสำคัญ แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นในภายหลัง อำนาจเซ็นเช็คที่ยังอยู่ที่คนๆ เดิม ภายใต้ระบบการเซ็นแบบเดิมๆ จึงมักกลายเป็นปัญหา เพราะความไม่สอดคล้องกับการดำเนินกิจการในปัจจุบัน ยิ่งไปกว่านั้น บางครั้งอำนาจการเซ็นเช็คก็ถูกใช้เป็นเครื่องมือต่อรองกันภายในบริษัท ลามไปถึงการต่อรองเรื่องอื่นๆ ในครอบครัวซึ่งเป็นบ่อเกิดของความขัดแย้งที่รุนแรงตามมา

ดังนั้น การปรับระบบการเซ็นเช็คให้สอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจ จึงมีความสำคัญทั้งต่อธุรกิจและต่อครอบครัว แต่หลายครั้ง การเปลี่ยนอำนาจเซ็นเช็คกลับถูกโยงเข้ากับความไม่เชื่อใจ ความไม่ซื่อสัตย์ ความสามารถ หรือแม้กระทั่งความรักหรือความเคารพ ทำให้การเปลี่ยนระบบหรือการเปลี่ยนผู้มีอำนาจเซ็นเช็คไม่ใช่เรื่องง่ายและอ่อนไหวมากในธุรกิจครอบครัว การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเรื่องการเซ็นเช็คจึงต้องทำด้วยความเข้าใจและระมัดระวัง ไม่ให้กระทบกับความรู้สึกของ “คนเซ็นเช็ค” เดิม รวมถึงสมาชิกครอบครัวคนอื่นๆ ด้วย

เริ่มจากเข้าใจในหลายบทบาทของสมาชิกในธุรกิจครอบครัว

ปัญหาของธุรกิจครอบครัวส่วนใหญ่มีสาเหตุสำคัญมาจากความสับสนใน “บทบาท” ของสมาชิกในธุรกิจ ความที่เป็นพี่น้องพ่อแม่ลูกหรือญาติกันทำให้ปัญหาทั่วๆ ไปในการบริหารธุรกิจกลายเป็นปัญหาใหญ่โตได้ สิ่งสำคัญคือ สมาชิกจำเป็นต้องเข้าใจในบทบาทของตนเองให้ดีเสียก่อน เพื่อไม่ให้นำการบริหารจัดการเรื่องธุรกิจ เช่น การเปลี่ยนคนเซ็นเช็ค มาผูกเข้ากับเรื่องของความไว้เนื้อเชื่อใจ ความสามารถ หรือแม้แต่ความรักความเคารพ ซึ่งจะทำให้ปัญหาลุกลามใหญ่โต

เพื่อให้เข้าใจบทบาทของสมาชิกครอบครัวในธุรกิจได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ให้ลองดูวงกลม 3 วงนี้ แล้วระบุว่าตัวเองอยู่ในส่วนไหนของวงกลม (ใน 1 ถึง 7)

โมเดล 3 วงกลมของธุรกิจครอบครัว (ปรับปรุงจากโมเดลของ Tagiuri และ Davis 1982)

คำอธิบายโดยย่อของโมเดลวงกลม 3 วงนี้ก็คือ คนที่อยู่ในแต่ละวงกลมจะมีชุดของ ค่านิยม (Values) จุดสนใจ (Interests) และ มุมมอง (Perspectives) แตกต่างกันไป พูดง่ายๆ ก็คือเมื่อคนสวมบทบาทที่ต่างกันไป เขาก็จะมีความคิดและความต้องการที่ต่างออกไปด้วย เช่น คุณพ่อเมื่อสวมบทกรรมการผู้จัดการ (Managing Director) กับคุณพ่อเมื่อสวมบทผู้ถือหุ้น (Share Owner) ก็จะมีแนวคิดและความต้องการที่ต่างกัน 

โมเดล 3 วงกลม ของ Renato Tagiuri และ John A. Davis ทำให้เราเห็นว่า บุคคลๆ หนึ่งสามารถที่จะมีบทบาทได้ 1 หรือ 2 หรือ 3 บทบาทไปพร้อมๆ กัน สำหรับบางคนที่อยู่ในพื้นที่ทับซ้อน (มีหลายบทบาท) เช่น 4 5 6 7 ยกตัวอย่างเช่น คุณแม่ที่เป็นผู้บริหารและถือหุ้นด้วย (พื้นที่ 7) หรือลูกที่เข้ามาทำงานในธุรกิจครอบครัวแต่ยังไม่ได้ถือหุ้น (6) บุคคลในพื้นที่ทับซ้อนเหล่านี้คือกลุ่มคนที่มีโอกาสเผชิญกับความขัดแย้งสูง เพราะใส่ “หมวก” อยู่หลายใบ คือเป็นทั้งผู้บริหารที่ต้องดูแลให้ธุรกิจเดินหน้าไปได้ด้วยดี เป็นทั้งสมาชิกครอบครัวที่ต้องรักษาความสัมพันธ์ที่ดีในครอบครัว และก็เป็นผู้ถือหุ้นที่จะต้องดูแลความยุติธรรมและความเหมาะสมของการแบ่งผลประโยชน์จากธุรกิจด้วย

ดังนั้น เมื่อสมาชิกควบอยู่หลายบทบาท การเปลี่ยนพฤติกรรมให้สอดคล้องกับบทบาทให้ถูกที่ถูกเวลาจึงมีความสำคัญมาก เช่น หากลูกที่เป็นผู้บริหารทำงานผิดพลาด พ่อในฐานะผู้บังคับบัญชาก็จำเป็นที่จะต้องว่ากล่าวตักเตือนเพื่อเป็นตัวอย่างแก่พนักงานคนอื่นๆ แต่เมื่อกลับถึงบ้านพ่อก็อาจทำหน้าที่พ่อโดยการปลอบใจหรือให้กำลังใจ และอาจจะต้องอธิบายเพิ่มเติมว่าทำไมต้องตักเตือนลูกต่อหน้าลูกน้องของเขาเป็นต้น

ส่วนคนที่มีเพียงบทบาทเดียว (ไม่อยู่ในพื้นที่ทับซ้อน) ก็มีหน้าที่ที่จะต้องพยายามมองในมุมของคนอื่นๆ ด้วย เพราะการมองแต่มุมของตัวเองเพียงอย่างเดียวก็ทำให้เกิดความไม่เข้าใจและความขัดแย้งตามมาไม่สิ้นสุด

ตัวอย่างในตารางต่อไปนี้อาจจะทำให้เห็นการเปลี่ยนแปลงของค่านิยม จุดสนใจ และมุมมองของบุคคลในบทบาทต่างๆ ได้ชัดยิ่งขึ้น

ตัวอย่างค่านิยม จุดสนใจ และมุมมอง ที่แตกต่างกันของบุคคลในบทบาทต่างๆ

	ค่านิยม Value	จุดสนใจ Interest	มุมมอง Perspective
สมาชิก ครอบครัว	เสียสละ ให้อภัย	ความรักในครอบครัว ชื่อเสียงวงศ์ตระกูล	“ความรักในครอบครัวสำคัญกว่าความสำเร็จทางธุรกิจ”
ผู้บริหารธุรกิจ	ประสิทธิภาพสูงสุด เร็ว คุ้มค่า	ความสำเร็จของธุรกิจ ชื่อเสียงของกิจการ	“ธุรกิจต้องสำเร็จเพื่อความอยู่รอดของครอบครัว”
ผู้ถือหุ้น	มั่นคง ยุติธรรม	มูลค่าของกิจการ (มูลค่าหุ้น) เงินปันผล	“เรื่องของธุรกิจกับเรื่องของครอบครัวต้องแยกออกจากกัน!”

แล้ว “คนเซ็นเช็ค” อยู่ในวงกลมไหนล่ะ?

เข้าใจบทบาทของ“คนเซ็นเช็ค” 

“คนเซ็นเช็ค” ของเราจริงๆ แล้วอยู่ในวง “ธุรกิจ” แต่เขาก็อาจสวมบทบาทอื่นอยู่ด้วย เช่น เป็น “คุณแม่” หรือ “ผู้ถือหุ้น” เราจึงต้องทำความเข้าใจให้ตรงกันว่า

• “ผู้มีอำนาจเซ็นเช็ค” มีหน้าที่เซ็นเช็คตามที่กรรมการผู้จัดการ (Managing Director) หรือซีอีโอ (Chief Executive Officer) เห็นชอบ แต่ถ้า “คนเซ็นเช็ค” ควบตำแหน่งซีอีโอหรือกรรมการผู้จัดการด้วย เขาก็มีสิทธิเซ็นตามที่ตนเองเห็นชอบได้

• ถ้า “คุณแม่” เป็น “คนเซ็นเช็ค” ที่มีลูกเป็นซีอีโอ คุณแม่จะต้องระวังไม่ไประงับ-ยับยั้งเช็คที่ลูกที่มีตำแหน่งเป็นซีอีโออนุมัติแล้ว (หากไม่ได้ผิดกฎระเบียบอะไร) เพราะจะเป็นการก้าวก่ายอำนาจซึ่งกันและกัน (Authority Over-riding) ระหว่าง CEO และ CFO ถ้าไม่เห็นด้วยก็ควรจะหารือกันนอกรอบก่อน

• แม้คุณแม่จะเป็นผู้ถือหุ้นใหญ่ แต่ก็ต้องไม่ลืมว่า ผู้ถือหุ้นไม่มีอำนาจยับยั้งหรือระงับเช็คที่กรรมการผู้จัดการหรือซีอีโออนุมัติไว้แล้ว (ภายใต้วงเงินหรือกติกาที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า) ถ้าผู้ถือหุ้นไม่เห็นด้วย อาจยกเรื่องขึ้นหารือในการประชุมผู้ถือหุ้นได้ แต่ไม่ควรเข้ามาก้าวล่วงอำนาจบริหารของผู้บริหารผ่านการระงับยับยั้งเช็ค

• และเมื่อการเซ็นเช็คเป็นเพียงหน้าที่ “คนเซ็นเช็ค” ก็ไม่ควรต้องรับผิดชอบต่อผลของการเซ็นเช็ค เช่น การเซ็นอนุมัติเบิกงบโฆษณา หากโฆษณาแล้วยอดไม่เพิ่ม “คนเซ็นเช็ค” ก็ไม่ควรต้องรับผิดชอบเพราะเป็นเพียงการทำตามหน้าที่ แต่หาก “คนเซ็นเช็ค” รู้อยู่แล้วว่าเงินในบัญชีมีไม่พอแล้วไม่เตือนซีอีโอ หากเซ็นไปแล้วเช็คเกิดเด้งขึ้นมา อันนี้เป็นสิ่งที่ “คนเซ็นเช็ค” ต้องรับผิดชอบ สรุปคือ หน้าที่ตักเตือนและทำให้การเซ็นเช็คถูกหลักเข้าระบบเป็นหน้าที่สำคัญของคนเซ็นเช็ค

• “คนเซ็นเช็ค” จึงจำเป็นจะต้องรู้บทบาทหน้าที่ของตนว่าคืออะไรบ้างและเล่นบทให้ถูกต้องถูกเวลา ก็จะลดปัญหาความขัดแย้งลงได้

อะไรคือสิ่งที่ “คนเซ็นเช็ค” เป็นห่วงหรือกังวล?

“ทำไมถึงไม่ยอมเซ็น?”

ทุกคนมีความกังวลส่วนตัวบางอย่างที่หลายครั้งก็พูดไม่ได้ หรือไม่รู้จะพูดยังไง พฤติกรรมการเซ็นเช็คก็เช่นเดียวกัน บางครั้งการที่ไม่ยอมเซ็นเช็คให้อาจมาจากหลายสาเหตุ เช่น

• ผิดระเบียบ เป็นการใช้เงินผิดประเภท

• ไม่เห็นด้วยจริงๆ กับการใช้เงินตามที่เสนอมา

• กังวลกับสถานะของบริษัท

• ไม่เข้าใจถึงเหตุและผลของการใช้เงิน

• ไม่ได้ตกลงกันไว้ก่อน

• ต้องการแสดงถึงอำนาจ ใช้เป็นเครื่องมือต่อรองเรื่องอื่นๆ

• ทำให้รู้สึกดีที่ยังเป็นคนสำคัญ ฯลฯ

ดังนั้น แม้ว่าการใช้เงินนั้นๆ จะดีต่อธุรกิจมากแค่ไหน แต่ถ้ามันไม่ตอบโจทย์ส่วนตัวของคนเซ็นเช็คปัญหาการไม่ยอมเซ็นเช็คก็ยังจะเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง เราจึงจำเป็นต้องเข้าใจเหตุผลจริงๆ ของคนเซ็นเช็คให้ได้ว่าเขาไม่เซ็นเพราะเหตุใด

จัดระบบการเซ็นเช็คให้เข้าที่

เนื่องจากเรื่องนี้มีความอ่อนไหวมาก ธุรกิจครอบครัวจึงควรดำเนินการเรื่องนี้อย่างระมัดระวังเพราะเรื่องหน้าตายังคงเป็นเรื่องสำคัญเสมอในธุรกิจครอบครัว

• ใส่หมวก “ธุรกิจ” เมื่อคุยเรื่องนี้ พยายามลดเรื่องอารมณ์ลง

• พูดถึง “ผลกระทบของปัญหา” ต่อการทำงานของแต่ละคน

• หลีกเลี่ยงการชี้นิ้วว่าใครคือ “ต้นเหตุ” ของปัญหา

• เข้าใจ “จุดสนใจ” ของคนเซ็นเช็ค พยายามเข้าใจให้มากที่สุดว่าเขามีความกังวลอะไร อึดอัดอะไร (อาจให้คนที่สนิทกับผู้เซ็นเช็คช่วยสืบด้วย เพื่อให้เราเข้าใจจุดสนใจของผู้เซ็นเช็คดียิ่งขึ้น)

• เสนอวิธีการแก้ไข เช่น กำหนดเกณฑ์การเซ็นให้ชัดเจน อย่างไรจะเซ็นทันที อย่างไรต้องหารือกันก่อนเซ็น อย่างไรไม่เซ็นแน่นอน เป็นต้น

• หารือแบบ “ไม่เป็นทางการ” ถ้าเป็นไปได้ เพราะการหารือแบบเป็นทางการอาจจะมีเรื่องของหน้าตาเข้ามาเกี่ยวข้องทำให้คุยกันยาก

การเซ็นเช็ค 4 รูปแบบ

การเปลี่ยนแปลงอำนาจการเซ็นเช็คสามารถทำได้ที่ธนาคารเจ้าของเช็คนั้นๆ และทำได้หลายรูปแบบ ประเด็นสำคัญอยู่ที่ว่าจะต้องสร้างสมดุลระหว่าง “การตรวจสอบถ่วงดุลอำนาจการใช้เงิน” (Check and Balance) และ “ความยืดหยุ่นในการบริหาร” (Flexibility) ให้เหมาะสม

ยกตัวอย่างการเซ็นเช็ค 4 รูปแบบพื้นฐาน (ดังภาพข้างล่าง) โดยการเซ็นแบบ A เป็นการเซ็นเช็คที่เน้นการตรวจสอบถ่วงดุลอำนาจการใช้เงินอย่างเข้มข้น ซึ่งต้องแลกกับความยืดหยุ่นที่น้อยลง เพราะต้องให้กรรมการมากกว่า 1 คน ที่ถูกระบุชื่ออย่างชัดเจนเซ็นเช็ค จึงจะเบิกจ่ายเงินจากธนาคารได้ 

ในขณะที่การเซ็นแบบ B เป็นลักษณะการเซ็นเช็คทั่วไปในบริษัทครอบครัวที่มีคนๆ หนึ่งมีอำนาจเซ็นเช็คอย่างเบ็ดเสร็จ ไม่มีการถ่วงดุลใดๆ 

ส่วนการเซ็นแบบ C พยายามให้มีการตรวจสอบถ่วงดุลแต่ก็อะลุ่มอะหล่วยให้ไม่ต้องระบุชื่อกรรมการที่มีอำนาจเซ็น ทำให้ยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น 

ส่วนการเซ็นรูปแบบสุดท้ายคือแบบ D ที่กรรมการคนใดเซ็นก็ได้เพียงหนึ่งคนนั้น ถือเป็นรูปแบบการเซ็นเช็คที่มีความยืดหยุ่นสูงที่สุดแต่ก็เสี่ยงมากที่สุด เนื่องจากไม่มีการถ่วงดุลใดๆ กรรมการคนใดเซ็นเช็คก็ได้ กรรมการจะต้องสนิทและเชื่อใจกันมากๆ 

การเซ็นเช็ค 4 รูปแบบ สะท้อน “การตรวจสอบถ่วงดุลการใช้เงิน” และ “ความยืดหยุ่นในการบริหาร”

นอกจากนี้ ยังอาจมีการกำหนดกรรมการที่เป็น “ตัวยืน” ในการเซ็น คือ เป็นคนที่จะต้องเซ็นทุกครั้งคู่กับกรรมการคนอื่นๆ คนใดก็ได้ หรือการกำหนดให้ต้องมีกรรมการอย่างน้อยกี่คนเซ็นเช็ค เป็นต้น ซึ่งรายละเอียดสามารถปรึกษากับธนาคารได้

ข้อแนะนำ

• ควรกำหนดวงเงินสูงสุดที่ผู้บริหารแต่ละระดับสามารถอนุมัติได้ เช่น ระดับผู้จัดการระดับกรรมการผู้จัดการ ถ้าเกินกว่านั้นจะต้องนำเข้าคณะกรรมการบริษัทอนุมัติ เป็นต้น

• กำหนดรูปแบบการเซ็นเช็คกับธนาคาร

• ถ้าหากเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้แล้ว ก็ให้ผู้เซ็นเช็คสามารถเซ็นได้ทันที

• หากมีข้อสงสัยใดๆ ให้นำมาคุยกันในคณะกรรมการบริษัทก่อนจะดำเนินการต่อไป

• อาจต้องใช้เวลาสักพักเพื่อปรับระบบให้เข้าที่

สรุปประเด็นสำคัญ

• ปัญหาการเซ็นเช็คของบริษัทถือเป็นปัญหาพื้นฐานที่หลายๆ ธุรกิจครอบครัวประสบอยู่

• หลายครั้งปัญหาการเซ็นเช็คเกิดจาก “ผู้ที่มีอำนาจเซ็นเช็ค” ไม่เข้าใจบทบาทของตนเอง คือ สับสนระหว่างการเป็นผู้บริหาร ผู้ถือหุ้น และการเป็นสมาชิกครอบครัว

• การจัดระเบียบการเซ็นเช็คสามารถทำได้ในอย่างน้อย 4 รูปแบบ เพื่อให้สามารถตรวจสอบถ่วงดุล และสนับสนุนการดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

• การจัดระเบียบการเซ็นเช็คต้องทำด้วยความระมัดระวัง เพราะคนในครอบครัวอาจนำมาผูกกับความไว้เนื้อเชื่อใจ ความรัก หรือเรื่องหน้าตาในครอบครัวได้

แหล่งข้อมูล

• “Governing the Family-owned Enterprise: An Interview with Finland’s Krister Ahlstrom” by Joan Magretta

• “Generation to Generation: Life Cycles of the Family Business” by Kelin E. Gersick, John A. Davis, Marion McCollom Hampton and Ivan Lansberg

 Those who enjoy responsibility usually get it; those who merely like exercising authority usually lose it. - Malcolm Forbes